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Correction d’un document Word existant

Comment prendre un fichier .docx finalisé mais inaccessible et le mettre aux normes l’ordre de travail, la procédure de correction pour chaque élément et les techniques de traitement par lots qui le rendent viable pour un document long.

Ce guide part du principe que le document existe déjà. La création de contenu est traitée dans le guide de rédaction ; l’identification des problèmes est abordée dans la liste de contrôle d’audit. Ce guide traite de la réparation.

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Table des matières

Partie 1 Avant de commencer

  1. Travaillez sur une copie. La correction est destructive : vous supprimerez la mise en forme et déplacerez du contenu. Conservez l’original intact afin de pouvoir le comparer.
  2. Commencez par exécuter la liste de contrôle d’audit. Corriger à l’aveugle revient à relire le document à plusieurs reprises ; l’audit préalable vous fournit une liste de tâches et un point de référence pour effectuer les mesures.
  3. Activez les marques de paragraphe (Ctrl+Maj+8) et laissez-les activées pendant toute la durée du projet. La plupart des dommages structurels sont invisibles sans elles.
  4. Ouvrez le volet Navigation et le volet Styles et gardez-les tous deux visibles. Ce sont vos deux outils de travail principaux.
  5. Définissez le niveau cible avant de commencer. Éliminer tous les obstacles est nettement moins complexe que d’atteindre le niveau 3, et cette différence doit être clairement identifiée plutôt que découverte en cours de route.

Une décision importante à prendre dès le départ : si le document est mal structuré (absence de styles, contenu principalement dans des zones de texte, mise en page basée sur des tableaux), le recréer à partir d’un modèle vierge et y coller le texte brut est souvent plus rapide et donne un meilleur résultat que de le réparer directement. Prenez cette décision au début, et non après trois heures de corrections.

Partie 2 L’ordre des travaux

L’ordre est plus important qu’il n’y paraît. Plusieurs corrections s’annulent mutuellement si elles sont effectuées dans le mauvais ordre, et la table des matières n’est fiable que lorsque les titres qui la composent sont corrects.

Ordre des 11 scènes de correction d’un document et raison de la place de chacune dans la séquence
# Scène Pourquoi ici
1 Mise en place et audit Travaillez sur une copie, puis exécutez la liste de contrôle d’audit afin de savoir exactement ce que vous corrigez avant de toucher à quoi que ce soit.
2 Paramètres du document Langue et titre. Deux boîtes de dialogue, sans dépendances, effacent immédiatement deux éléments de la liste de contrôle.
3 Structure (titres) Le chantier le plus important, celui dont tout le reste dépend. Rien en aval n’est fiable tant que les contours ne sont pas définis.
4 Listes Convertissez les caractères saisis en listes. Faites-le après les titres pour éviter de retravailler deux fois le style des mêmes paragraphes.
5 Espacement et pauses Supprimez les paragraphes vides et remplacez-les par de véritables espacements de paragraphes et des sauts de page.
6 Zones de texte Réintégrer le contenu bloqué dans le flux du document. Cela modifie l’ordre de lecture et doit donc précéder toute vérification de cet ordre.
7 Images et objets Configurez d’abord le retour à la ligne, puis rédigez le texte alternatif. Le retour à la ligne modifie la position ; procéder dans cet ordre évite de vérifier deux fois la même image.
8 Tables Ajoutez les lignes d’en-tête, puis dissociez les cellules, puis convertissez les tableaux de mise en page en texte.
9 Liens, couleur et alignement Texte descriptif des liens, corrections de contraste, suppression des significations liées uniquement à la couleur, désjustification du texte principal.
10 Champs et table des matières Régénérez la table des matières et tous les champs en dernier ils lisent à partir de la structure fixée à l’étape 3.
11 Réaudit Relancez l’intégralité de la procédure de vérification en partant de zéro. La correction introduit régulièrement de nouveaux défauts.

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Partie 3 Correction de chaque élément

Paramètres du document langue et titre

Symptôme dans le document existant :Le langage de correction est incorrect ou hérité de la personne qui a créé le fichier, et la propriété Titre est vide.

Réparer:

  1. Sélectionnez tout (Ctrl+A), puis Révision > Langue > Définir la langue de correction, choisissez la langue appropriée et cliquez sur OK.
  2. Relisez chaque passage écrit dans une autre langue et définissez sa langue individuellement.
  3. Fichier > Informations > Propriétés, puis saisissez un titre significatif le véritable titre du document, et non le nom du fichier.

Attention:Définir d'abord la langue pour l'ensemble du document, puis réétiqueter les exceptions, est plus rapide que de travailler passage par passage.

Titres transformer les faux titres en vrais titres

Symptôme dans le document existant :Les titres des sections correspondent au texte courant mis en gras et agrandi. Le volet de navigation est vide ou ne contient pas la plupart des sections.

Réparer:

  1. Parcourez le document de haut en bas, en déterminant le niveau approprié pour chaque titre avant de commencer à cliquer ; le plan doit être compréhensible en lui-même.
  2. Cliquez sur le premier titre et appliquez le style de titre approprié depuis la galerie Styles (Ctrl+Alt+1 / 2 / 3).
  3. Appuyez sur Ctrl+Espace pour effacer toute mise en forme manuelle résiduelle des caractères, afin que le titre adopte l'apparence du style plutôt que de conserver son ancien gras et sa taille d'origine.
  4. Poursuivez la lecture du document en consultant le volet de navigation au fur et à mesure ; il devrait se remplir d’une hiérarchie logique.
  5. Si le client a besoin de conserver l'apparence d'origine, modifiez le style du titre pour qu'il corresponde (clic droit sur le style > Modifier) ​​plutôt que de réappliquer la mise en forme manuellement.

Raccourci pour les lots :Si la même mise en forme de faux titre est utilisée systématiquement, accédez à Accueil > Édition > Sélectionner > Sélectionner tout le texte avec une mise en forme similaire, puis appliquez le style Titre à chaque occurrence en une seule fois. Vérifiez la sélection avant application : elle peut inclure du texte du corps du texte qui partage la même mise en forme.

Attention:Appliquer un style de titre à un texte déjà mis en forme manuellement laisse souvent l'ancien style en place ; c'est pourquoi l'étape Ctrl+Espace est importante. L'omettre est la raison la plus fréquente pour laquelle les titres corrigés restent incorrects.

Listes conversion de caractères saisis en listes réelles

Symptôme dans le document existant :Les listes sont délimitées par des tirets, des astérisques ou des chiffres suivis de tabulations. Les boutons « Puces » et « Numérotation » ne sont pas mis en surbrillance lorsqu'on clique dessus.

Réparer:

  1. Sélectionnez le bloc de liste.
  2. Utilisez la fonction Rechercher et remplacer pour supprimer les marqueurs de frappe : recherchez le caractère suivi de sa tabulation ou de son espace et remplacez-le par rien. Procédez ainsi pour chaque motif plutôt que globalement.
  3. Les paragraphes nettoyés étant toujours sélectionnés, appliquez Accueil > Puces ou Accueil > Numérotation.
  4. Pour les éléments imbriqués, placez le curseur au début de la ligne et appuyez sur Tab pour le faire descendre au niveau approprié.
  5. Supprimez toute indentation manuelle restante (Accueil > Paragraphe > rétablir l'indentation à 0) afin que le style de liste contrôle la mise en page.

Raccourci pour les lots :La numérotation saisie est le cas le plus simple : sélectionnez le bloc, appliquez la numérotation, puis supprimez les numéros saisis en double à l’aide d’une simple fonction Rechercher et remplacer avec l’option générique.

Attention:Ne laissez jamais simultanément un numéro saisi au clavier et un numéro de liste réel. Un lecteur d'écran l'interprète comme « 1. 1. », ce qui constitue une erreur de correction fréquente.

Espacement et sauts de ligne suppression de la mise en page par la touche Entrée

Symptôme dans le document existant :Des séquences de marques de paragraphe consécutives sont utilisées pour créer des espaces, et le texte est poussé à la page suivante par des appuis répétés sur la touche Entrée.

Réparer:

  1. Ouvrez la fonction Rechercher et remplacer (Ctrl+H) et cliquez sur Plus > Spécial pour insérer des codes plutôt que de les saisir.
  2. Recherchez ^p^p et remplacez-le par ^p. Répétez l'opération jusqu'à ce que Word signale zéro remplacement ; chaque passage supprime une couche de marques doublées.
  3. Vérifiez le résultat, car cela corrige également les espaces intentionnels. Rétablissez l'espacement correct via le style Normal (clic droit sur Normal > Modifier > Format > Paragraphe > Espacement après).
  4. Pour insérer un saut de page, placez le curseur à l'endroit où le contenu doit commencer sur une nouvelle page et appuyez sur Ctrl+Entrée.

Raccourci pour les lots :Effectuer le remplacement ^p^p avant de corriger les titres peut fusionner un titre avec le paragraphe situé en dessous. Corrigez d'abord les titres, ou vérifiez le volet de navigation ensuite.

Attention:Cette étape est celle qui risque le plus de modifier l'apparence du document. Comparez-le visuellement à la copie originale avant de passer à la suivante.

Zones de texte retour du contenu au flux du document

Symptôme dans le document existant :Des légendes, des encadrés ou des citations mises en exergue dans des zones de texte. Le volet Sélection répertorie les objets dont vous ne pouvez pas vous souvenir.

Réparer:

  1. Ouvrez Accueil > Rechercher > Volet de sélection pour afficher tous les objets flottants, y compris ceux cachés derrière d'autres contenus.
  2. Sélectionnez-les un par un et déterminez si leur contenu est significatif ou purement décoratif.
  3. Pour un contenu pertinent : cliquez dans la zone de texte, sélectionnez le texte, coupez-le (Ctrl+X), puis placez le curseur au bon endroit dans le flux du corps et collez-le comme texte non formaté (Ctrl+Alt+V > Texte non formaté).
  4. Supprimez la zone de texte désormais vide.
  5. Rétablissez l'aspect encadré en sélectionnant le paragraphe collé et en appliquant une bordure et un ombrage depuis Accueil > Bordures > Bordures et ombrage.

Attention:L'emplacement du collage détermine l'ordre de lecture. Placez le contenu là où il doit être lu, ce qui ne correspond pas toujours à l'emplacement visuel de l'encadré : une barre latérale située à côté du paragraphe 3 doit généralement être placée après celui-ci, et non à l'intérieur.

Images habillage et texte alternatif

Symptôme dans le document existant :Les images flottent avec un habillage carré ou serré, et le texte alternatif est absent, généré automatiquement ou défini sur un nom de fichier.

Réparer:

  1. Parcourez les images dans l'ordre du document afin de ne pas vous perdre.
  2. Sélectionnez chaque image et définissez Format de l'image > Habillage du texte > Aligner avec le texte. Repositionnez le paragraphe si l'image est mal positionnée.
  3. L'image étant toujours sélectionnée, ouvrez « Modifier le texte alternatif » et rédigez une description de son contenu ou de son objectif, ou cochez « Marquer comme décoratif » si elle ne contient aucune information.
  4. Pour toute image contenant du texte significatif (capture d'écran d'un tableau, citation, diagramme légendé), reproduisez ce texte dans le corps du document. Le texte alternatif seul ne saurait remplacer un bloc de texte conséquent.

Raccourci pour les lots :Modifier l'habillage en ligne déplacera l'image et réorganisera le texte environnant, parfois de manière significative. Prévoyez du temps pour le repositionnement et effectuez cette opération avant de rédiger le texte alternatif afin de ne modifier chaque image qu'une seule fois.

Attention:Les descriptions alternatives générées automatiquement par Word sont souvent génériques ou erronées. Lisez-les attentivement ; ne les acceptez pas sans les examiner.

Tableaux en-têtes, cellules fusionnées et tableaux de mise en page

Symptôme dans le document existant :Aucune ligne d'en-tête désignée, des cellules fusionnées s'étendant sur plusieurs colonnes, ou un tableau utilisé pour positionner le contenu plutôt que pour présenter les données.

Réparer:

  1. Pour chaque tableau, cliquez à l'intérieur et cochez « Ligne d'en-tête » dans Création de tableau > Options de style de tableau.
  2. Vérifiez que la première ligne contient bien les en-têtes de colonnes. Si le tableau s'ouvre avec une ligne de titre fusionnée, supprimez-la et déplacez ce titre dans un véritable en-tête ou une légende au-dessus du tableau.
  3. Dissocier les cellules : sélectionnez la cellule fusionnée, puis Mise en page > Fractionner les cellules, et répétez le contenu dans chaque cellule résultante lorsque cela est pertinent.
  4. Pour les tableaux s'étendant sur plusieurs pages, sélectionnez la ligne d'en-tête et cliquez sur Mise en page > Répéter les lignes d'en-tête.
  5. Pour la mise en page des tableaux : sélectionnez le tableau et utilisez Mise en page > Convertir en texte, en choisissant les marques de paragraphe comme séparateur, puis modifiez le style des paragraphes obtenus.

Attention: Il est souvent impossible de dissocier des données sans les restructurer. Lorsqu'une cellule fusionnée représente un véritable en-tête à deux niveaux, la solution la plus simple consiste à restructurer le tableau en deux tableaux simples ou en un tableau plat, plutôt que de forcer une division qui produit des cellules vides inutiles.

Liens, couleur et alignement

Symptôme dans le document existant : URL nues ou « cliquez ici » comme texte de lien, texte courant à faible contraste, sens véhiculé uniquement par la couleur et paragraphes entièrement justifiés.

Réparer:

  1. Pour chaque lien, sélectionnez-le, appuyez sur Ctrl+K et modifiez le champ « Texte à afficher » afin qu'il décrive la destination.
  2. Testez le contraste du texte courant, des titres et de tout texte sur fond ombré ou coloré. Assombrissez le texte ou éclaircissez le fond jusqu'à obtenir un rapport supérieur à 4,5:1.
  3. Repérez tout élément qui se distingue uniquement par sa couleur (texte d'état rouge/vert, cellules à code couleur, séries de graphiques) et ajoutez une étiquette, un symbole ou un motif à côté de la couleur.
  4. Sélectionnez le texte principal et appuyez sur Ctrl+L pour remplacer la justification complète par un alignement à gauche.

Raccourci pour les lots : Pour modifier l'apparence des liens dans l'ensemble du document, il est préférable de modifier le style des liens hypertextes dans le volet Styles une seule fois plutôt que de reformater les liens individuellement.

Attention: Conservez le soulignement des liens, ou ajoutez un autre repère visuel non coloré. Le supprimer pour une présentation plus soignée des liens revient à reproduire le problème de la couleur seule.

Champs et table des matières

Symptôme dans le document existant :Une liste dactylographiée de noms de sections faisant office de table des matières, ou des numéros de page dactylographiés comme texte statique.

Réparer:

  1. Supprimez intégralement la table des matières saisie manuellement.
  2. Placez le curseur à cet endroit et insérez Références > Table des matières > Tableau automatique.
  3. Supprimez les numéros de page saisis dans le pied de page et remplacez-les par Insertion > Numéro de page.
  4. Appuyez sur Ctrl+A puis sur F9 pour mettre à jour tous les champs du document.

Attention:Cette opération doit intervenir après la définition des titres. Une table des matières générée à partir d'un document sans titres sera vide ou erronée, et il est facile d'oublier de la régénérer ultérieurement.