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Créer des présentations PowerPoint accessibles

Pour chaque élément : la façon accessible de le construire, le chemin le plus rapide pour y parvenir dans PowerPoint, une procédure étape par étape, comment le personnaliser sans nuire à l’accessibilité, et les pièges à éviter

Deux éléments distinguent les présentations des documents. La structure provient des dispositions et des espaces réservés plutôt que des styles de titre, et l’ordre de lecture n’est pas induit par la position visuelle — il doit être défini. Presque tout le reste découle de ces deux points.

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Fondamentaux des diapositives

Titres de diapositive

Façon accessible : Chaque diapositive comporte un véritable espace réservé de titre avec un intitulé unique et pertinent. Les utilisateurs de lecteurs d’écran naviguent dans une présentation grâce aux titres des diapositives, et une diapositive sans titre est en pratique non étiquetée.

Façon la plus simple : Utilisez une disposition qui inclut déjà un espace réservé de titre et saisissez-y simplement le texte ne dessinez jamais de zone de texte pour le titre.

Étape par étape (par défaut) :

  1. Accueil > Disposition, puis choisissez une disposition qui comprend un espace réservé de titre.
  2. Cliquez dans l’espace réservé de titre et saisissez le titre de la diapositive.
  3. Gardez-le unique « Résultats » répété sur six diapositives ne permet pas de les distinguer. Utilisez « Résultats Chiffre d’affaires T1 », « Résultats Attrition », etc.
  4. Vérifiez votre travail dans Affichage > Mode Plan : chaque diapositive doit afficher un titre. Une entrée vide signifie que cette diapositive n’a pas de véritable titre.

Personnalisation (tout en restant accessible) :

Un titre est parfois indésirable visuellement. Masquez-le plutôt que de le supprimer le titre doit continuer d’exister pour la navigation.

  1. Saisissez le titre dans l’espace réservé comme d’habitude.
  2. Ouvrez le volet Ordre de lecture (Révision > Vérifier l’accessibilité > Ordre de lecture, selon la version).
  3. Décochez le titre pour qu’il soit retiré de la diapositive visible tout en étant conservé pour les technologies d’assistance — ou faites glisser l’espace réservé de titre hors du bord de la zone de travail.
  4. Vérifiez dans le Mode Plan que le titre apparaît toujours.

À éviter :

  • Diapositives sans titre du tout
  • Un titre saisi dans une zone de texte dessinée au lieu de l’espace réservé de titre
  • Le même titre répété sur de nombreuses diapositives
  • Supprimer l’espace réservé de titre pour gagner de la place

Dispositions de diapositive et espaces réservés

Façon accessible : Construisez chaque diapositive à partir d’une disposition intégrée (Accueil > Disposition) et saisissez le texte dans ses espaces réservés. Ce sont les espaces réservés qui donnent à une diapositive sa structure et un ordre de lecture prévisible — ils sont l’équivalent, dans PowerPoint, des styles de titre de Word.

Façon la plus simple : Choisissez la disposition intégrée la plus proche et utilisez-la telle quelle. C’est presque toujours plus rapide que de dessiner des zones, et cela offre une structure gratuitement.

Étape par étape (par défaut) :

  1. Accueil > Nouvelle diapositive, puis choisissez une disposition adaptée au contenu dont vous disposez.
  2. Saisissez le texte dans chaque espace réservé plutôt que de dessiner quoi que ce soit de nouveau.
  3. Si une disposition comporte un espace réservé dont vous n’avez pas besoin, supprimez cet espace réservé — ne le laissez pas vide avec son texte d’invite affiché.
  4. Vérifiez dans le Mode Plan : le contenu des espaces réservés y apparaît, celui des zones dessinées non.

Personnalisation (tout en restant accessible) :

Si aucune disposition intégrée ne convient, créez une disposition personnalisée dans le masque des diapositives plutôt que d’improviser avec des zones de texte sur chaque diapositive.

  1. Affichage > Masque des diapositives.
  2. Sélectionnez la disposition la plus proche de vos besoins, faites un clic droit dessus et choisissez Dupliquer la disposition — ou Insérer une disposition pour en créer une nouvelle.
  3. Utilisez Insérer un espace réservé (et non Zone de texte) pour ajouter les zones dont vous avez besoin, puis positionnez-les.
  4. Renommez la disposition via Renommer, puis fermez le masque. Votre disposition apparaît désormais dans Accueil > Disposition et se comporte comme une disposition intégrée.

À éviter :

  • La disposition Vierge complétée par des zones de texte dessinées manuellement
  • Copier une diapositive existante et la remplacer alors que la disposition ne convient pas réellement
  • Laisser sur la diapositive des espaces réservés inutilisés affichant leur texte d’invite

Ordre de lecture

Façon accessible : Définissez explicitement l’ordre de lecture sur toute diapositive comportant plusieurs objets de contenu. L’ordre par défaut de PowerPoint suit la séquence d’ajout des objets, ce qui correspond rarement à la lecture visuelle de la diapositive.

Façon la plus simple : Construisez les diapositives à partir des espaces réservés dans l’ordre dans lequel ils doivent être lus — l’ordre par défaut est alors généralement correct et ne nécessite qu’une simple vérification.

Étape par étape (par défaut) :

  1. Ouvrez Révision > Vérifier l’accessibilité, puis le volet Ordre de lecture (son emplacement exact varie selon la version ; les versions plus anciennes exposent l’ordre via Accueil > Organiser > Volet Sélection).
  2. Le volet répertorie les objets de la diapositive dans l’ordre où ils seront annoncés, de haut en bas.
  3. Faites glisser les éléments dans le bon ordre — le titre en premier, puis le contenu dans l’ordre de lecture.
  4. Répétez l’opération pour chaque diapositive comportant plusieurs objets, et vérifiez en exécutant Lire à voix haute ou un lecteur d’écran sur la diapositive.

Personnalisation (tout en restant accessible) :

Si vous travaillez avec une version plus ancienne ne disposant que du Volet Sélection, l’ordre est inversé — l’élément du bas est annoncé en premier. Vérifiez avec un lecteur d’écran plutôt que de vous fier à la liste visuelle.

  1. Accueil > Organiser > Volet Sélection.
  2. Considérez la liste de bas en haut pour l’ordre de lecture.
  3. Utilisez les boutons fléchés pour réorganiser, puis vérifiez le résultat en écoutant la diapositive plutôt qu’en lisant le volet.

À éviter :

  • Laisser l’ordre tel que dessiné sur des diapositives complexes
  • Supposer que la position visuelle détermine l’ordre de lecture — ce n’est pas le cas
  • Grouper des objets pour alléger le volet, ce qui peut les fusionner en une seule annonce peu utile

Texte de corps et contenu à puces

Façon accessible : Utilisez les niveaux de puces propres à l’espace réservé de contenu, en abaissant le niveau avec Tab. Cela produit une véritable structure de liste, que le lecteur d’écran annonce comme telle.

Façon la plus simple : Saisissez le texte dans l’espace réservé et appuyez sur Tab en début de ligne pour abaisser le niveau, Shift+Tab pour le remonter.

Étape par étape (par défaut) :

  1. Cliquez dans l’espace réservé de contenu.
  2. Saisissez le premier point puis appuyez sur Entrée pour passer au suivant.
  3. Appuyez sur Tab en début de ligne pour l’abaisser au niveau inférieur, Shift+Tab pour le remonter.
  4. Limitez-vous à une quantité lisible par diapositive — des diapositives trop denses posent un problème de lisibilité, quel que soit le balisage.

Personnalisation (tout en restant accessible) :

Pour modifier l’apparence des puces dans toute la présentation, faites-le une seule fois dans le masque des diapositives plutôt que diapositive par diapositive.

  1. Affichage > Masque des diapositives, puis sélectionnez le masque (l’élément du haut) pour agir sur toutes les dispositions.
  2. Cliquez dans les niveaux de puces de l’espace réservé de contenu et utilisez Accueil > Puces pour définir le symbole de chaque niveau.
  3. Définissez au même endroit la taille de police de chaque niveau, en conservant un texte de corps assez grand pour être lu à distance.
  4. Fermez le mode Masque — chaque diapositive utilisant ces dispositions se met à jour.

À éviter :

  • Des tirets ou symboles saisis manuellement à la place des puces de l’espace réservé
  • Une zone de texte distincte par ligne
  • Réduire le texte de corps en dessous d’environ 18 pt pour en faire tenir davantage

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Objets de contenu

Images, icônes et captures d'écran

Façon accessible : Attribuez à chaque image informative un texte de remplacement décrivant son contenu ou sa fonction, et marquez les images purement décoratives comme décoratives afin qu'elles soient ignorées.

Façon la plus simple : Clic droit sur l'image > Afficher le texte de remplacement, puis rédigez une phrase claire.

Étape par étape (par défaut) :

  1. Insertion > Images et placez l'image.
  2. Faites un clic droit dessus et choisissez Afficher le texte de remplacement (appelé Modifier le texte de remplacement dans certaines versions).
  3. Rédigez une description concise de ce que transmet l'image, ou cochez « Marquer comme décorative » si elle ne transmet aucune information.
  4. Pour une capture d'écran comportant du texte lisible, placez ce texte sur la diapositive ou dans les notes — le texte de remplacement n'est pas un emplacement adapté pour un paragraphe.

À éviter :

  • Un texte de remplacement vide sur des images informatives
  • Des noms de fichiers ou des suggestions automatiques non modifiées comme texte de remplacement
  • Des captures d'écran de tableaux ou de citations sans équivalent textuel nulle part
  • Du texte placé directement sur une photographie sans superposition unie ou assombrie derrière lui

Graphiques et SmartArt

Façon accessible : Ajoutez un texte de remplacement récapitulatif à l'ensemble de l'objet décrivant ce qu'il montre, et assurez-vous que les données restent distinguables sans dépendre de la couleur.

Façon la plus simple : Sélectionnez l'objet dans son ensemble — et non une forme interne — puis Afficher le texte de remplacement.

Étape par étape (par défaut) :

  1. Insérez le graphique ou le SmartArt et ajoutez vos données ou votre texte.
  2. Cliquez sur le contour extérieur de l'objet de sorte que l'objet entier soit sélectionné.
  3. Clic droit > Afficher le texte de remplacement et décrivez la tendance ou la relation, pas chaque élément.
  4. Activez les étiquettes de données (Création de graphique > Ajouter un élément graphique > Étiquettes de données) afin que les valeurs soient lisibles sans avoir à interpréter la couleur.
  5. Pour un graphique important, indiquez également les chiffres clés dans le texte de corps ou dans les notes.

Personnalisation (tout en restant accessible) :

Modifier le style ne pose pas de problème, mais revérifiez ensuite le texte de remplacement si le changement modifie ce que communique le graphique.

  1. Utilisez Création de graphique > Modifier le type de graphique, ou Création SmartArt > Modifier la disposition, pour une présentation différente.
  2. Lorsque les séries ne se distinguent que par la couleur, ajoutez également des motifs ou des marqueurs (Format de la série de données > Remplissage > Remplissage avec motif).
  3. Rouvrez Afficher le texte de remplacement et mettez à jour la description si le message a changé.

À éviter :

  • Aucun texte de remplacement sur l'objet global
  • Des légendes où la couleur est le seul élément de différenciation
  • Des graphiques circulaires comportant de nombreuses parts similaires distinguées uniquement par la teinte

Tableaux

Façon accessible : Gardez des tableaux petits et simples, avec une ligne d'en-tête, et utilisez-les uniquement pour des données réellement tabulaires. L'accessibilité des tableaux dans PowerPoint est plus faible que dans Word ; il vaut donc mieux résumer les données complexes sur la diapositive et les fournir intégralement dans un document distinct.

Façon la plus simple : Insertion > Tableau, puis vérifiez que Ligne d'en-tête est cochée dans Création de tableau.

Étape par étape (par défaut) :

  1. Insertion > Tableau et définissez la taille.
  2. Le tableau étant sélectionné, allez dans Création de tableau et vérifiez que « Ligne d'en-tête » est cochée dans Options de style de tableau.
  3. Placez de véritables intitulés de colonnes dans la première ligne.
  4. Limitez-le à ce qui tient de façon lisible sur la diapositive — s'il ne tient pas, il a sa place dans un document à distribuer.

À éviter :

  • Des cellules fusionnées ou fractionnées
  • Un tableau utilisé pour positionner du contenu sur la diapositive
  • Coller une large plage de feuille de calcul sur une diapositive

Zones de texte et formes libres

Façon accessible : Utilisez plutôt des espaces réservés chaque fois que possible. Lorsqu'une forme est réellement nécessaire, dotez-la d'un texte de remplacement si elle porte du sens, et placez-la correctement dans l'ordre de lecture.

Façon la plus simple : Pensez d'abord à Accueil > Disposition — la plupart des cas où une zone de texte semble nécessaire sont déjà couverts par une disposition existante.

Étape par étape (par défaut) :

  1. Avant de dessiner quoi que ce soit, vérifiez si une disposition intégrée fournit la zone dont vous avez besoin.
  2. Si une forme est réellement nécessaire, insérez-la, puis clic droit > Afficher le texte de remplacement pour la décrire, ou marquez-la comme décorative.
  3. Ouvrez le volet Ordre de lecture et placez la forme au bon endroit dans la séquence.
  4. Vérifiez que la diapositive se lit correctement avec Lire à voix haute.

À éviter :

  • Les zones de texte comme moyen principal de construire les diapositives — leur contenu n'apparaît pas dans le Mode Plan et ne porte aucune structure
  • Des formes décoratives laissées non marquées, ce qui interrompt l'ordre de lecture

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Médias, mouvement et liens

Vidéo et audio intégrés

Façon accessible : Toute vidéo contenant de la parole nécessite des sous-titres synchronisés. Fournissez également une transcription, et assurez-vous que la lecture est contrôlée par l'utilisateur plutôt qu'automatique.

Façon la plus simple : Associez un fichier de sous-titres .vtt via Lecture > Insérer des sous-titres — aucun réencodage n'est nécessaire.

Étape par étape (par défaut) :

  1. Insertion > Vidéo et placez le fichier sur la diapositive.
  2. Sélectionnez la vidéo, accédez à l'onglet Lecture, puis choisissez Insérer des sous-titres.
  3. Sélectionnez votre fichier de sous-titres .vtt. Il peut être produit à partir d'une transcription avec n'importe quel outil de sous-titrage.
  4. Dans le même onglet, réglez Démarrer sur « Lorsqu'on clique dessus » plutôt qu'automatiquement.
  5. Placez la transcription dans les notes du présentateur, ou fournissez-la avec la présentation.

Personnalisation (tout en restant accessible) :

Lorsque les visuels véhiculent des informations que l'audio ne décrit pas, une audiodescription ou une alternative textuelle détaillée est nécessaire en plus des sous-titres.

  1. Rédigez une description du contenu visuel essentiel qui n'est pas énoncé oralement.
  2. Fournissez-la sous la forme d'une version audiodécrite distincte de la vidéo, ou d'une alternative textuelle complète distribuée avec la présentation.
  3. Indiquez son emplacement dans les notes du présentateur afin que quiconque présente la présentation sache qu'elle existe.

À éviter :

  • Des vidéos avec contenu parlé sans sous-titres
  • Des médias en lecture automatique sans moyen de les mettre en pause
  • Des sous-titres générés automatiquement utilisés sans relecture — leur exactitude est généralement bien en dessous de ce qui est acceptable

Animations et transitions

Façon accessible : Limitez le mouvement au strict minimum et gardez-le sous le contrôle du présentateur. Évitez les diapositives à avancement automatique, les mouvements en boucle et tout ce qui clignote.

Façon la plus simple : Utilisez une seule transition discrète appliquée à toute la présentation, et aucune animation d'entrée.

Étape par étape (par défaut) :

  1. Onglet Transitions > choisissez une transition discrète (Fondu ou Pousser), puis Appliquer partout.
  2. Dans le groupe Minutage, laissez « Au clic de la souris » coché et « Après » décoché pour que rien n'avance automatiquement.
  3. Évitez les animations d'entrée et d'emphase sur le contenu. Lorsqu'une construction progressive est réellement nécessaire pour mettre en scène une explication, limitez-vous à une simple apparition déclenchée au clic.
  4. Vérifiez dans Diaporama > Paramètres du diaporama que la présentation n'est pas configurée pour boucler en continu.

À éviter :

  • Les minutages à avancement automatique, qui suppriment le contrôle du lecteur sur le rythme (WCAG 2.2.1)
  • Un mouvement en boucle ou continu sans moyen de l'arrêter (WCAG 2.2.2)
  • Des effets de clignotement ou de stroboscope (WCAG 2.3.1)
  • Des effets de rotation, de rebond et de zoom, susceptibles de déclencher des réactions vestibulaires

Liens hypertexte

Façon accessible : Sélectionnez d'abord un texte descriptif, puis ajoutez le lien, afin que le texte visible nomme la destination.

Façon la plus simple : Sélectionnez le texte et appuyez sur Ctrl+K.

Étape par étape (par défaut) :

  1. Saisissez et sélectionnez un texte décrivant la destination du lien.
  2. Appuyez sur Ctrl+K, ou Insertion > Lien.
  3. Collez l'adresse et cliquez sur OK.
  4. Pour une présentation susceptible d'être imprimée ou projetée plutôt que cliquée, indiquez l'URL en clair dans les notes du présentateur plutôt que comme texte de lien visible.

À éviter :

  • « Cliquez ici », « en savoir plus », ou une URL brute comme texte visible
  • Le même texte de lien pointant vers des destinations différentes

Notes du présentateur

Façon accessible : Utilisez le volet des notes pour les descriptions détaillées de visuels complexes, et pour tout ce qu'un présentateur doit dire à voix haute. Les notes sont accessibles aux utilisateurs de lecteurs d'écran qui lisent le fichier.

Façon la plus simple : Cliquez dans le volet des notes sous la diapositive et saisissez votre texte.

Étape par étape (par défaut) :

  1. Affichage > Notes, ou cliquez dans le volet des notes sous la diapositive.
  2. Ajoutez une description plus complète de tout graphique ou diagramme dont le texte de remplacement a dû rester bref.
  3. Conservez également les informations essentielles sur la diapositive — les notes complètent la diapositive, elles ne la remplacent pas.

À éviter :

  • Placer uniquement dans les notes des informations dont le public a besoin
  • Traiter le volet des notes comme un substitut au texte de remplacement

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Paramètres à l'échelle de la présentation

Couleur, contraste et taille de police

Façon accessible : Le texte de corps a besoin d'un contraste d'au moins 4,5:1 par rapport à son arrière-plan réel. Dans les présentations, il s'agit généralement d'un problème de thème plutôt que d'un problème propre à chaque diapositive ; corrigez-le donc dans le thème. Dimensionnez le texte pour la salle, pas pour l'écran.

Façon la plus simple : Définissez les couleurs du thème une seule fois afin que chaque diapositive hérite de combinaisons conformes.

Étape par étape (par défaut) :

  1. Identifiez les couleurs de texte et d'arrière-plan que votre thème produit réellement, et testez chaque combinaison par rapport au seuil de 4,5:1.
  2. Lorsqu'une combinaison échoue, ajustez-la dans Création > Variantes > Couleurs > Personnaliser les couleurs afin que la correction s'applique à toute la présentation.
  3. Ne définissez pas le texte de corps en dessous d'environ 18 pt, et les titres proportionnellement plus grands. Il s'agit d'une exigence de lisibilité propre à la présentation, et non d'un seuil WCAG.
  4. Ajoutez des étiquettes, des symboles ou des motifs partout où la couleur seule véhicule actuellement du sens.

Personnalisation (tout en restant accessible) :

Les palettes de marque échouent fréquemment au test de contraste. Le compromis viable consiste généralement à conserver les couleurs de marque pour les grands textes d'affichage et les remplissages décoratifs, et à utiliser un quasi-noir conforme pour le texte de corps.

  1. Testez chaque couleur de marque en tant que texte de corps sur chaque arrière-plan sur lequel elle apparaîtra.
  2. Réservez toute combinaison non conforme uniquement aux grands textes de titre ou aux remplissages non informatifs.
  3. Définissez l'ensemble conforme comme un thème personnalisé (Création > Variantes > Couleurs > Personnaliser les couleurs, puis Enregistrer) afin que la présentation actuelle et les futures en héritent.
  4. Consignez les combinaisons testées quelque part où l'équipe pourra les réutiliser.

À éviter :

  • Appliquer la palette de marque sans tester aucune combinaison
  • Du texte placé sur une photographie sans superposition unie ou fortement assombrie
  • Un texte de corps gris pâle sur fond blanc, un réglage par défaut très courant des thèmes
  • Réduire le texte en dessous de 18 pt pour faire tenir davantage de contenu

Paramètres de la présentation — langue et titre

Façon accessible : Définissez la langue afin que les lecteurs d'écran prononcent correctement le contenu, et renseignez la propriété Titre de la présentation afin qu'elle soit annoncée de façon pertinente plutôt que par le nom de fichier.

Façon la plus simple : Révision > Langue, et Fichier > Informations — une boîte de dialogue pour chacun, à faire une seule fois.

Étape par étape (par défaut) :

  1. Sélectionnez tout le contenu d'une diapositive, puis Révision > Langue > Définir la langue de vérification, et définissez la langue correcte.
  2. Répétez l'opération pour tout passage rédigé dans une autre langue afin qu'il soit balisé individuellement.
  3. Accédez à Fichier > Informations et saisissez un Titre pertinent dans le panneau Propriétés.

À éviter :

  • Laisser la langue telle qu'elle était définie sur le système de l'auteur du modèle
  • Une propriété Titre vide, ce qui amène les technologies d'assistance à annoncer le nom de fichier

Le masque des diapositives

Façon accessible : Prenez les décisions globales une seule fois dans le masque des diapositives — polices, tailles, niveaux de puces, positions des espaces réservés, couleurs du thème. C'est l'endroit où intégrer l'accessibilité a le plus d'effet, à la fois pour cette présentation et pour toutes celles créées à partir du même modèle.

Façon la plus simple : Affichage > Masque des diapositives, effectuez la modification sur le masque lui-même, puis fermez le mode Masque.

Étape par étape (par défaut) :

  1. Affichage > Masque des diapositives.
  2. Sélectionnez l'élément du haut dans le volet gauche pour modifier toutes les dispositions à la fois, ou une disposition individuelle pour ne modifier que celle-ci.
  3. Définissez les polices, les tailles, les niveaux de puces et les positions des espaces réservés.
  4. Vérifiez que chaque disposition comprend un espace réservé de titre.
  5. Fermez le mode Masque — les diapositives existantes utilisant ces dispositions se mettent à jour automatiquement.

À éviter :

  • Effectuer la même modification manuelle sur chaque diapositive au lieu de la faire une seule fois dans le masque
  • Laisser dans le masque des dispositions sans espace réservé de titre